Zarządzanie obiegiem dokumentów

System informatyczny zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów umożliwia połączenie wszystkich urządzeń biurowych w organizacji w jeden sprawnie funkcjonujący organizm. Produkuje, dystrybuuje i archiwizuje wszystkie dokumenty, niezależnie od tego czy są w formie papierowej czy elektronicznej. System taki staje się koniecznością, ponieważ coraz większa ilość korespondencji instytucji publicznych odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Ponadto przekłada się on też na zwiększoną wygodę i efektywność pracy.

Aby system działał optymalnie, potrzebny jest nowoczesny i sprawny sprzęt, jak na przykład ekonomiczne urządzenia wielofunkcyjne czy wysokowydajne drukarki.

W systemie zaprogramowane zostają wnioski z audytu i monitoringu kosztów druku w organizacji. Oprogramowanie wymusza najbardziej oszczędne działania, które są jednocześnie najbardziej efektywne dla funkcjonowania instytucji i ułatwiają obieg dokumentów. Na przykład: dokumenty będą domyślnie drukowane dwustronnie.

Nowoczesne oprogramowanie umożliwia komfortową i efektywną pracę poprzez:

• Łatwe szacowanie kosztów
• Rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo i zachowanie poufności danych
• Uporządkowanie obiegu dokumentów
• Archiwizację danych, korespondencji, pism, dokumentów (wersja PDF)
• Odgórne przyznawanie dostępu do drukarek
• Ustanawianie własnych, wielopoziomowych struktur dokumentów i katalogów
• Określanie limitów drukowanych kopii
• Szybką reakcję serwisu technicznego
• Zdalne raportowanie stanu technicznego urządzeń i zużycia materiałów eksploatacyjnych
• Szybkie skanowanie
• Comiesięczne raporty