Niskie koszty eksploatacji

Koszty związane z użytkowaniem urządzeń biurowych są istotnym elementem rozdysponowania budżetu instytucji. Ich właściwe ulokowanie ułatwi pracę jednostki, jak i całej organizacji. Istotne są nie tylko wydatki widoczne na fakturach, ale również koszty zużycia zasobów własnych, przestojów czy awarii.

Niska cena zakupu niestety najczęściej wynika ze słabej jakości maszyn, co z kolei szybko skutkuje pokaźnymi kosztami eksploatacji i problemami z użytkowaniem sprzętu. Oznacza to psujące się maszyny, częste wizyty serwisu oraz stres. Ta pozorna oszczędność sprawia, że wydatki na eksploatację urządzeń rosną, a maleje komfort pracy. W przypadku taniej drukarki biurowej koszt eksploatacji maszyny może wynieść 96% całkowitych wydatków.

Największe koszty generują:

• materiały eksploatacyjne (np. tonery, bęben, kartridże)
• przeglądy serwisowe i naprawy
• praca administratorów
• pobór energii

Wydajność bębnów ceramicznych wykorzystywanych w urządzeniach najwyższej jakości mieści się w przedziale 100 000 – do ponad 500 000 wydruków, co jest wynikiem rekordowym wśród drukarek laserowych. Tego typu technologia pozwala uniknąć częstego serwisowania lub wymiany bębna, a w rezultacie prowadzi do minimalizowania kosztów.

W jaki sposób obniżyć koszty eksploatacji?

Planując wykorzystanie budżetu warto mieć przede wszystkim na uwadze obniżenie kosztów eksploatacji. Należy rozważyć zakup nowych urządzeń lub wymianę starych na wysokiej jakości sprzęt. Zaawansowane technologicznie rozwiązania, mogą spowodować obniżenie kosztów użytkowania nawet o kilkadziesiąt procent, co pozwoli na lepsze rozdysponowanie funduszy z budżetu.

Zanim zdecydujesz się na zamówienie sprzętu drukująco – kopiującego zadbaj o komfort swój i swoich współpracowników:

• przeprowadź audyt druku na poziomie indywidualnego użytkownika, poszczególnych departamentów
  czy całej organizacji
• określ potrzeby
  • drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne
  • urządzenie kolorowe czy monochromatyczne
  • intensywność eksploatacji maszyn (określenie obciążenia maszyn)
  • określenie potrzebnych funkcjonalności urządzeń (druk, kopiowanie, skanowanie, faksowanie etc. )
• Skonsultuj zakup ze wszystkimi działami (IT, Administracja, Dział Prawny, Dział Zamówień Publicznych) odpowiedzialnymi za wybrany obszar związany z infrastrukturą sprzętową (zamówienie, zakup, serwis, użytkowanie)
• Dokonaj wyboru pomiędzy dzierżawą a zakupem
• Zastanów się nad zleceniem outsourcingu usług druku, dzięki któremu to wykonawca będzie odpowiedzialny
  za zapewnienie sprawnego działania urządzeń i systemu w pełnym zakresie (nawet po serwisowanie, wymianę tonerów i uzupełnianie papieru przed „rezydenta” wykonawcy w wersji pełnej). Dział IT będzie mógł dzięki temu poświęcić czas na zapewnienie bezpieczeństwa IT i obsługę pracowników instytucji.

Pamiętaj, że z prośbą o wsparcie i konsultacje możesz zwrócić się do specjalistów, którzy pomogą przeprowadzić zmiany oraz zoptymalizować proces druku i zarządzania obiegiem dokumentami.