Monitorowanie kosztów druku

Duże organizacje i instytucje publiczne posiadają najczęściej zróżnicowaną sieć urządzeń drukujących i kopiujących. Maszyny pochodzą od różnych producentów i są w rozmaitym stanie, co utrudnia całkowitą kontrolę nad kosztami, które generują.

W takiej sytuacji koniecznością jest audyt druku, a wraz z nim monitoring kosztów, czyli dokładne określenie, czym dysponuje organizacja, jakie są jej potrzeby, gdzie powstaje większość dokumentów i jak wygląda ich obieg.

Przy wsparciu i pomocy profesjonalistów instytucja może ustalić czy obecna infrastruktura jest wykorzystywana właściwie z punktu widzenia kosztów i funkcjonowania biura:

• Czy kolorowe drukarki biurowe są zawsze właściwie wykorzystywane?
• Jak można zwiększyć efektywność i komfort pracy?
• Czy odpowiednie dokumenty są drukowane na odpowiednich drukarkach?
• Czy właściwe osoby mają dostęp do urządzeń i wydruków?
• Ile stron dokumentów jest drukowanych, a ile faktycznie powinno być drukowane?
• O ile można zmniejszyć koszty druku?

Poziomy audytu:

• Podstawowy – zebranie kluczowych informacji o parku urządzeń:
  • obciążenie
  • stan techniczny
  • zużycie materiałów eksploatacyjnych
  • zużycie energii
• Rozszerzony – zebranie kluczowych informacji o sieci urządzeń poszerzone o:
  • specyfikę prac, do których wykorzystywane są maszyny
  • analiza wykorzystania maszyn przez indywidualnych pracowników
    oraz koszty przypadające na pracownika/dział

Wynikiem audytu jest raport, a także wskazanie konkretnych działań, prowadzących do zmniejszenia kosztów druku, lepszego wykorzystania urządzeń oraz usprawnienia organizacji pracy w instytucji.

Dobór urządzeń, oparty na indywidualnych potrzebach organizacji, określonych w profesjonalnym audycie oraz zdyscyplinowanie pracowników za pomocą systemu zarządzania obiegiem dokumentów, umożliwia zmniejszenie kosztów druku nawet o kilkadziesiąt procent.