Zarządzanie obiegiem dokumentów

Sprawne procesy produkcji, obiegu i archiwizowania dokumentów są niezbędne dla właściwego funkcjonowania każdej organizacji. Niezależnie od jej wielkości niezwykle ważne jest także ich prawidłowe uporządkowanie i bezpieczne przechowywanie, które prowadzi do oszczędności czasu i przede wszystkim pieniędzy.

W tym celu powstały Systemy Zarządzania Dokumentem (MDS – Managed Document Services), których funkcjonalność dopasowana jest do indywidualnych potrzeb firmy. Potrzeby te identyfikują specjaliści w trakcie audytu i podczas monitoringu kosztów.

Nowoczesne oprogramowanie umożliwia między innymi:

• łatwe rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów z możliwością uszczegółowienia
  na poziomie użytkownika, departamentu, działu czy projektów
• monitorowanie zużycia materiałów eksploatacyjnych i wymienników (osobno dla każdego urządzenia)
• szybką reakcję serwisu technicznego
• comiesięczne raporty (liczba wyprodukowanych kopii, termin)
• kontrolę i administrowanie urządzeń (innowacyjna platforma programowa)
• zdalne raportowanie stanu technicznego urządzeń
• archiwizację danych, korespondencji, pism, dokumentów
• przyznawanie dostępu
• określanie limitów drukowanych stron lub ilości kopii

System zarządzania obiegiem dokumentów optymalizuje koszty druku, kopiowania i pozostałych procesów oraz minimalizuje wydatki związane z zakupem papieru czy magazynowaniem. Częścią pełnego rozwiązania zarządzania dokumentami i ich obiegiem w wersji elektronicznej (DMS) jest System VARIO.

Jego funkcjonalność pozwala na m.in.:

• zarządzanie dokumentami, korespondencją,
• zarządzanie kontaktami,
• zarządzanie sprawami, projektami,
• zarządzanie zadaniami, poleceniami oraz terminami,
• workflow – sterowanie procesami pracy, obiegu informacji.

VARIO może między innymi przechowywać i zarządzać dokumentami tworzonymi przy użyciu aplikacji pakietu Office, systemów CAD, dokumentami dźwiękowymi i multimedialnymi, dokumentami XML i w formacie HTML oraz zeskanowanymi. Aktualna informacja udostępniana jest użytkownikowi w sposób szybki i kompletny.