Zarządzanie obiegiem dokumentów

W korporacji niezbędne jest normowanie i optymalizowanie procesów wiążących się z produkcją, obiegiem i archiwizacją dokumentów. Sprawne i bezpieczne gromadzenie oraz przechowywanie ich ogromnych ilości determinuje prawidłowe funkcjonowanie firmy.

Kluczem do sukcesu są kompleksowe i elastyczne rozwiązania. Optymalnym wybór to elastyczne biznesowo, kompleksowe rozwiązania, które zapewni jeden dostawca, zaspokajając różnorodne potrzeby firmy. Najlepsi zleceniobiorcy oferują zintegrowane rozwiązania w ramach których, poza urządzeniami drukująco – kopiującymi, dostępne są:

• systemy zarządzania dokumentem,
• systemy i urządzenia do obsługi korespondencji,
• niszczarki,
• urządzenia teletransmisyjne,
• systemy informatyczne.

Systemy Zarządzania Dokumentem (MDS – Managed Document Services) dedykowane są przede wszystkim dla korporacji i dużych przedsiębiorstw. Wdrażanie oprogramowania dokonywane jest w zależności od indywidualnych potrzeb firmy, wyłonionych w audycie i podczas monitoringu kosztów.

Nowoczesne oprogramowanie umożliwia:

• Optymalizację i zintegrowanie procesów
• Kontrolę i administrowanie urządzeń poprzez innowacyjną platformę programową
• Szybką reakcję serwisu technicznego
• Zdalne raportowanie stanu technicznego urządzeń pod wskazany adres e-mail
• Rozliczanie kosztów związanych z produkcją dokumentów z możliwością uszczegółowienia na poziomie użytkownika, departamentu, działu czy projektów
• Określenie obiegu dokumentów
• Rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo i zachowanie poufności danych:
  osobista autoryzacja wydruków, wydruk bezpieczny
• Archiwizację danych, korespondencji, pism, dokumentów
• Odgórne przyznawanie dostępu do drukarek
• Określanie limitów drukowanych kopii
• Ustanawianie wielopoziomowych struktur dokumentów i katalogów
• Szybkie skanowanie
• Monitoring zużycia materiałów eksploatacyjnych i wymienników
• Comiesięczne raporty (system zarządzania obiegiem dokumentów upraszcza optymalizację kosztów druku, kopiowania i pozostałych procesów oraz minimalizuje koszty związane z drukiem, zakupem papieru czy magazynowaniem).